Название статьи звучит как-то магически, но для того чтобы научиться управлять своим временем нужно будет всего-лишь немного поработать над собой. Хотя, из личного опыта скажу, что есть люди, для которых эта задача является непостижимой никогда и ни при каких обстоятельствах. Вы, кстати, не исключение.

Если Вы читаете эту статью, я хочу полагать что у вас есть желание минимум успевать делать больше в одинаковый отрезок времени. Часто люди говорят что им жаль что в сутках всего лишь 24 часа. Факт остается фактом — нам этого не изменить.

Современность настоящего нам диктует высокие ритмы во всем — на работе от нас требуют высоких результатов в сжатые сроки, в быту удовлетворение потребностей также зажато в какие-то временные рамки. Да и мы сами, все чаще не хотим ничего и никого ждать, торопя и подстегивая других. И нас, действительно, раздражает даже когда в ресторане долго не выносят блюда… Что уж говорить об ожиданиях руководства от своих подчиненных и подчиненных от результатов своей работы. Надеюсь, не запутал)

Работая в крупной компании и занимаясь тем или иным проектом часто возникали ситуации, когда ты целый день без отрыву работаешь, а к концу рабочего дня понимаешь, что ничего не успел. И дело здесь вовсе не в том, что ты плохо работаешь или задач чрезмерно много. Дело лишь в том, что мы неправильно используем свое время на их решение.

А знакома Вам ситуация, когда ты вроде все спланировал на день и вдруг приходит письмо от начальства с небольшой просьбой предоставить отчет до конца дня, на подготовку которого требуется по-хорошему несколько часов… и ты начинаешь суетиться и думать как в оставшиеся на 100 % занятые 4 часа впихнуть задачу объемом в 3 часа и успеть сделать при этом все что планировал с утра!!! Не думаю, что открою для Вас секрет, но в итоге вы таки сдадите «такой себе» отчет и НИЧЕГО не сделаете из запланированного ранее. Мало того, у Вас останется ощущение как будто Вы весь день пахали и переделали просто поле работы… Так вот я обязательно расскажу как и начальнику угодить и свои задачи выполнить. Читайте дальше.

Мне посчастливилось проходить корпоративные тренинги по тайм менеджменту, читал различную литературу (благо в интернете этого добра чуть больше чем навалом), беседовать с руководителями и максимально внимать как с этим справляются другие.

Честно Вам скажу — в голове всего запомнить и, главное, внедрить мне не удалось. Но, как показала практика — все и не нужно. Теперь я даже с неким сарказмом смотрю на рекламу тренингов по управлению временем и представляю себе среднестатистического офисного сотрудника которому надиктовали стопятьсот инструментов, способов и практик за день-два-три тренинга. Воодушевленный яркими словами оратора и потраченными в лучшем случае своих, в худшем — денег компании на обучение, — «супер сотрудник» старается всеми силами на практике все то, что услышал, записал, запомнил, подумал что понял… применить. Я просто уверен (поправьте меня, пожалуйста, кто сейчас будет со мной не согласен) в конце-концов плюет на все и возвращается к тому как работал раньше. Хотите знать почему так происходит? Я расскажу об этом дальше.

Мне очень понравилась мысль в книге Rework Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера, где авторы советуют перестать пользоваться блокнотом и ничего не планировать! Я согласен с ними, но немного в другую сторону. Об этом я обязательно напишу дальше.

Итак, вот к чему я пришел примерно за 5 лет работы над своей собственной техникой тайм менеджмента — временем можно управлять:

1. Используйте электронную систему записей. Мой фаворит программа Any.Do — десктопная версия и синхронизация с мобильным делают её просто чудесным помощником.
2. Составляйте список дел с вечера на завтрашний день.
3. Вычеркивайте задачи, потерявшие актуальность.
4. Записывайте любые задачи, которые поступают в течении дня.
5. Задачу, на выполнение которой требуется ДО 5 минут — делайте сразу.
6. Задачи, на выполнение которой нужно более 30 минут — делите на несколько подзадач.
7. Если Вам приходит «срочная» задача вне Вашего плана — уточните ее реальный срок и не стесняйтесь указать ее реальный и комфортный Вам срок ее выполнения.
8. Получив супер срочную (по Вашему мнению) задачу от руководства уточните ее актуальность через час под видом консультации. Очень часто бывает так, что Вы поймете, что ее выполняет еще кто-то другой или задача уже не будет такой срочной или необходимость отпадет вовсе.
9. Не переходите к следующей задаче, если не закончили текущую. Никода. Никто не умрет.
10. Каждый час находите причину встать и отойти от рабочего места на 5-10 минут.
11. Не пользуйтесь соцсетями. В мобильном тоже считается.
12. Не отвечать на входящие сообщения мгновенно — это нормально. Еще раз читаем п. 9 вслух!
13. Когда все задачи на сегодня выполнены и составлен список на завтра — сделайте любую одну сегодня.

Пожалуй, это все, что необходимо запомнить чтобы расход Вашего времени был максимально эффективен.

Обещал написать причину по которой большинство тех, кто проходит различные тренинги возвращаются в прежнее состояние. Все дело в привычке, а привычку надо вырабатывать день за днем, неделя за неделей и не бросать. Мы слишком привыкли «как было» и именно поэтому большинство из Вас больше ни разу не перечитает мой список рекомендаций, на составление 13 пунктов которого мне понадобилось 5 лет.

И помните, друзья, что время это не восполняемый ресурс. Цените его и расходуйте с умом.

В следующих статьях я напишу очень полезную информацию для тех, кому приходится ежедневно обрабатывать (читать и отправлять) большое количество электронных писем. Вы хотите знать, как легко контролировать был ли получен ответ на Ваше письмо? Вы точно помните все письма, которые были отправлены, но ответ не получен? Подписывайтесь на Goobsky Blog сейчас и получайте новые статьи первыми.

Буду рад Вашим комментариям и советам, как Вам удается эффективно управлять временем и все успевать.

В частном порядке консультирую в области управления проектами и оптимизации бизнес процессов. Связаться со мной можно здесь.